Social Media im Intranet – die interne Unternehmenskommunikation im Wandel

Informationen und Wissen sind zu wichtigen Ressourcen für Unternehmen geworden. Projektteams aus großen, internationalen agierenden Unternehmen wissen, was damit gemeint ist: Während ein Projektmitarbeiter aus Deutschland Unmengen an Stunden in die Recherche relevanter Fakten für die Vorstandssitzung steckt, hat ein Kollege in New York diese Arbeit bereits vor etlichen Monaten erledigt – nur weiß davon keiner. Und auch kleine Unternehmen oder Agenturen kennen dieses Problem: Wer kann mir noch mal bei dem Thema Medienkooperationen helfen? Gab es nicht schon mal ein Standardkonzept zu Krisenkommunikation?

Die Ergebnisse einer von uns durchgeführten Studie zeigten, dass der sogenannte Informationsarbeiter nicht selten uninformiert ist:

• Für die Arbeit wichtige Informationen werden nur schwer gefunden.
• Ansprechpartner, die Informationen liefern können oder an die man Informationen weiterleiten sollte, werden nur mühsam identifiziert.
• Der Anteil an unproduktiver Recherchearbeit liegt bei ca. 10 bis 15 Prozent der gesamten Arbeitszeit.
• Nachrichten aus dem Unternehmen werden nicht adäquat wahrgenommen.

Unternehmen brauchen eine digitale Teeküche

Teilweise gehen einem Unternehmen daher aufgrund falscher Strukturen Millionenbeträge verloren. Aus unserer Sicht ist es daher erforderlich, die interne Kommunikation sozialer zu machen. In anderen Worten: Unternehmen brauchen eine digitale Teeküche, wo ihre Mitarbeiter die neuesten Entwicklungen erfahren und hören welche Personen gerade an welchem Projekt arbeiten.

Social Media findet Einzug in die interne Kommunikation

Unternehmen setzen daher zunehmend Elemente wie Blogs, Wikis, Kommentarfunktionen und soziale Netzwerke für die interne Unternehmenskommunikation ein. Motiviert wird diese Entwicklung durch die Erkenntnis, dass digitale Vernetzung die Weitergabe von Informationen und den Austausch zwischen Mitarbeitern fördert. Doppelarbeiten sollen damit vermieden und schon einmal gefundene Einsichten besser verwertet werden. Darüber hinaus will man das Kommunikationsverhalten der „Generation Facebook“ unterstützen und über mobile Lösungen (Intranet Apps) die Unternehmensinformationen einfacher und zielgruppengerechter an den Mann und die Frau bringen.

In einer Studie von IBM wurde z. B. festgestellt, dass digital miteinander vernetzt arbeitende Vertriebsteams eine signifikant höhere Abschlussquote aufweisen als ihre traditionell arbeitenden Kollegen.

Für alle Beteiligten bringt der Einsatz von Social Media jedoch auch erhebliche Änderungen mit sich:

• Für Mitarbeiter, weil sie viel unmittelbarer auf Nachrichten aus dem Unternehmen reagieren und Meinungspunkte setzen können. Der Aufwand und die Expertise, um sich in den offiziellen digitalen Kommunikationsstrom im Intranet einzubringen, sind gering, die Hürden für eine Beteiligung sinken. In unseren Projekten zeigt sich, dass diese Form der Mitgestaltung angenommen wird, Mitarbeiter aber eine Orientierung einfordern, wie mit den neuen Freiheiten umgegangen werden kann. Antworten auf ganz praktische Fragen, wie z. B. „Darf ich Beiträge meines Vorgesetzten kommentieren oder verbessern?“, „Wie spreche ich meine Kollegen an, mit ‚Sie‘ oder ‚Du‘?“ leiten gezielt zu einer offeneren und produktiveren Kommunikationskultur.

• Für die Unternehmenskommunikation, weil sie sich von einer 1:n-Kommunikation verabschieden muss und sich mehr auf die Rolle der Moderation und des Trend-Aufspürens konzentrieren muss. In sozialen Intranets sollten Kommentare auf Blog-Einträge beobachtet, Bewertungen analysiert und das interne soziale Netzwerk nach Erwähnung neuer Themen oder Trends ausgewertet werden. Die Unternehmenskommunikation tritt daher mehr und mehr auf Augenhöhe mit den Nutzern der Plattformen, kommentiert selbst, wirkt Trends entgegen und setzt gezielt Trigger-Punkte, die dann wiederum von den Nutzern weiterverarbeitet und verbreitert werden sollen.

Diese Aspekte zeigen, dass die Unternehmenskommunikation sich mit der Nutzung von Social Media neu organisieren muss, neue Kanäle in den Kommunikationsmix einbeziehen und auf neue Wirkungsweisen einstellen sollte.

Lutz Hirsch (41) ist Executive Partner bei Hirschtec – einem Experten für Informationsarchitektur, digitale Kommunikation und Enterprise 2.0.  Hirschtec konzipiert seit 2003  individuelle Unternehmensportale und Intranetlösungen, damit sich der Informationsfluss und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessert und die Produktivität eines Unternehmens steigt.

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